GESTIÓN DE DOCUMENTOS CON RFID
RECONSIDERE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS CON RFID
Si su empresa es como muchas otras, es posible que no haya realizado la transición completa a un sistema de gestión de documentos sin papel, y mucho de sus registros probablemente no sean solo de papel: pueden ser carpetas, fotos, DVDs, CDs e incluso libros. Los documentos perdidos no solo son una pérdida de tiempo y dinero, sino que algunas prácticas de mantenimiento de registros son mandatorias para cumplir con varias regulaciones. Hay en México diversas leyes de conservación documental en función de su índole, mercantil, tributaria, laboral, que pueden llegar hasta 10 años y algunas que se deben conservar por tiempo indefinido.
La tecnología RFID, que puede leer y escribir de forma remota la información contenida en las memorias del chip RFID, tiene aplicaciones cada vez más diversas y especializadas. Como hemos señalado en otras ocasiones, dicha tecnología ha existido durante mucho tiempo y experimentó un crecimiento exponencial en términos de funciones ofrecidas y reducciones de costos en los últimos años. Esto es lo que nos permitirá aplicar RFID en el campo de la gestión documental.
Beneficios de la gestión de documentos con RFID
Los documentos en papel se extravían, destruyen o alteran fácilmente. Afortunadamente, hay una forma mejor y más segura de administrar los datos más importantes de su empresa. Los sistemas automatizados de seguimiento de documentos RFID tienen muchos beneficios, que incluyen:
- Espacio de almacenamiento reducido. Hay documentos que se tienen que conservan físicamente y otros que se pueden digitalizar. El espacio de propiedad comercial se ha vuelto cada vez más costoso. Si está gastando dinero en archivadores y cajas de almacenamiento, puede ahorrar una tonelada convirtiendo esos documentos en archivos digitales.
- Ahorra tiempo. La mayoría de los negocios han pasado horas archivando pilas de documentos y luego buscando archivos perdidos. Cuando esos registros se digitalizan, ahorrará mucho tiempo y frustración.
- Seguridad mejorada. Muchas empresas están preocupadas por la seguridad de los documentos. Usando RFID, obtiene más control sobre la seguridad de sus datos confidenciales. Puede controlar el acceso a los documentos a nivel de archivo y carpeta, así como obtener registros rastreables para el acceso a documentos.
- Más profesional. Perder un archivo de cliente crítico no solo sería vergonzoso, sino que podría dañar la reputación de su empresa. Su negocio se establecerá como un socio mucho más profesional de beneficios cuando se usa RFID para administrar sus registros.
- Mejor copia de seguridad y recuperación ante desastres. ¿Qué pasaría con los datos físicos de su negocio si hubiera un incendio o algún otro desastre natural? Puede administrar este riesgo y tener copias de seguridad instantáneas de sus datos críticos utilizando RFID para almacenar todo en formato digital.
- Colaboración mejorada. Con una solución de seguimiento de documentos RFID, es más fácil para los empleados y socios comerciales colaborar y compartir información comercial de varias ubicaciones.
- Cumplimiento más fácil. Muchas empresas están sujetas a regulaciones gubernamentales de seguridad y otras que requieren una revisión de los registros para demostrar el cumplimiento. Se vuelve mucho más fácil realizar auditorías internas y cumplir con las regulaciones cuando se usa el mantenimiento de registros electrónicos.
- Ahorra dinero. Cuando está ocupando un espacio valioso para representar archivadores o pagar a los empleados para manejar archivos en papel, no está haciendo el mejor uso de sus recursos. Cambiar a un sistema electrónico de gestión de registros le ahorrará mucho dinero en efectivo.
Requisitos para administrar documentos con RFID
Si su empresa desea implementar RFID para fines de gestión de documentos, los requisitos son mínimos. Aquí hay un desglose básico de lo que necesitará:
- Etiquetas RFID: las etiquetas RFID se fijarán a los diversos documentos que desea almacenar.
- Impresora RFID: una impresora RFID puede producir sus etiquetas RFID personalizadas en el sitio.
- RFID Reader: necesitará uno o más lectores de RFID para escanear sus registros.
- Sistema de gestión de documentos: su sistema de gestión de documentos actual puede ser compatible con la tecnología RFID. De lo contrario, querrá elegir algo que pueda almacenar de forma segura, ordenar y permitirle acceder a estos archivos según sea necesario.
Casos de uso de gestión de documentos RFID.
Las etiquetas RFID se utilizan para el seguimiento de objetos y la gestión de documentos en muchas industrias. Por ejemplo, los almacenes los usan para rastrear el inventario y los productos a través de la etapa de cumplimiento. Los fabricantes de automóviles adjuntan etiquetas a los vehículos para rastrear el proceso de producción a través de la línea de ensamblaje. Incluso los microchips RFID se implantan en ganado y mascotas para rastrear animales.
Aquí hay algunos otros ejemplos de gestión de documentos utilizando RFID:
- El ejército de los EE. UU. Está utilizando RFID para rastrear registros de personal militar.
- El enjuiciamiento público en Qatar ha implementado el sistema de seguimiento de documentos RFID más grande del mundo.
- Una biblioteca en Corea está utilizando RFID para registrar la ubicación de sus libros.
- Un hospital del Reino Unido ha utilizado RFID para reducir las horas necesarias para recuperar y guardar los archivos de los pacientes en un 80%.
- Ya sea que su negocio busque o no utilizar papel, encuentre una forma más eficiente de administrar sus documentos, cumplir las regulaciones o todo lo anterior, RFID es una solución ideal. El uso de RFID para la gestión de documentos puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que cumple con las regulaciones más estrictas relacionadas con los documentos.
